Qu’est-ce que l’hybridation des événements ? 

Qu’est-ce qu’un événement hybride ? 

Pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont fait le choix de digitaliser à 100% leurs événements. Rapidement, avec la dynamique du retour au réel, les événements hybrides sont apparus. Ils consistent à réaliser une partie de l’événement en présentiel avec une audience limitée et de capter et diffuser en live ce même événement à une audience à distance. Les participants peuvent donc y participer en ligne ou sur place, voire même de combiner les deux selon leurs disponibilités et la configuration de l’événement. 

Dans la forme, tous les événements peuvent être hybrides : 

• Des conférences, webinaires, tables rondes à destination d’un public interne et/ou externe
• Des séminaires, prises de parole internes, vœux de fin d’années, assemblées générales, présentations de produits / services, événements d’entreprise divers, réunions internationales…

Combiner présentiel et digital représente un réel avantage pour les entreprises. Mieux, selon notre expertise, un événement hybride est plus rentable qu’un événement présentiel. D’une part, pour les coûts engendrés, d’autre part pour tous les avantages apportés par le digital dans les stratégies de communication et de vente des entreprises. 

Les événements hybrides, plus rentables que les événements présentiels

Maîtriser les coûts événementiels 

Les événements digitaux sont moins coûteux que les événements en présentiel. S’il faut tout de même prévoir un budget pour la captation et la diffusion de l’événement, la scénographie, l’accompagnement d’une agence de production pour avoir un rendu très qualitatif, le montant total de la prestation reste largement compétitif par rapport aux frais liés à un événement en présentiel. Ce dernier impliquant la location d’un espace pouvant recevoir toute une audience, les frais de déplacement/hébergement, la restauration, les agents de sécurité, les hôtes/hôtesses d’accueil…

L’hybridation apporte une maîtrise des coûts. Le budget alloué au digital permet d’avoir une grande partie de l’audience à distance, tout en conservant un budget présentiel pour une audience limitée. Besoin d’un espace moins grand, moins de frais de restauration, peu ou pas de frais de déplacement / hébergement. 

Capitaliser sur le contenu digital créé

Digitaliser une partie de son événement signifie le filmer et le diffuser en live auprès d’une audience à distance. C’est donc une bonne manière de créer un contenu pérenne qui pourra être retravailler et/ou partager dans le temps. 

C’est également un moyen efficace de créer de l’acquisition sur du long terme. Les événements retransmis en replay de type conférences, webinaires, tables rondes… sont des contenus à très forte valeur ajoutée. Ils deviennent des outils puissants de génération de leads quand ils s’intègrent dans une stratégie d’inbound marketing. 

À l’inverse, un événement uniquement présentiel a une durée de vie très limitée qui ne permet pas de capitaliser sur le contenu. L’événement présentiel apportera lui l’avantage du contact humain, des “vrais” échanges spontanés et d’une ambiance dans la salle. 

En alliant les deux, vous assurez un événement riche sur place et à distance, et surtout pérenne dans le temps. 

Si vous souhaitez voir des exemples de réalisation d’événements hybrides, voici quelques liens : 

• Événement public : CIC – Business awards 2022
• Événement public : H7 – événement 0.2.1
• Événement public : Le Progrès – Les Victoires de l’innovation 2023
• Conférence : Crédit Mutuel – Conférence web 

Toucher une audience plus large 

Le digital permet par définition aux entreprises de toucher une audience bien plus large que lors d’un événement 100% présentiel. 

Il n’y a presque aucune limite de participation, sous réserve tout de même de la plateforme de diffusion choisie. Chaque plateforme a ses spécificités et ses limitations. Mais en faisant appel à une agence de production événementielle et audiovisuelle comme Teazit, vous serez accompagné dans les choix techniques pour coller à votre cahier des charges. 

Avec un événement hybride, vous vous assurez donc une part de l’audience en présentiel et une part beaucoup plus large à distance, pouvant même dépasser les frontières. 

Renforcer l’image de marque 

Les événements hybrides donnent aux entreprises une image de marque beaucoup plus dynamique, positive et moderne. L’hybridation est un moyen d’inclure le plus de personnes possible aux événements et de lever de nombreux freins à la participation. C’est aussi et surtout un moyen d’animer les audiences sur place et à distance grâce à une multitude d’outils interactifs prévus pour engager le public. 

L’audience a tendance à avoir un avis beaucoup plus positif sur l’entreprise grâce à ce type de format immersif et interactif. 

Lier les audiences présentielles et distancielles pour un meilleur engagement

Digitaliser l’événement pour en faire un événement hybride, ok, mais comment gérer les deux audiences ? Comment les impliquer et les faire interagir ? 

On vous donne quelques outils pour impliquer les audiences lors de ces événements.

Les plateformes de diffusion

Pour que l’audience à distance puisse participer à l’événement, il existe de nombreuses plateformes de visioconférence et de diffusion comme Zoom, Teams, Livestorm, Teazit,… qui vont permettre aux participants de regarder et d’interagir avec les animateurs comme s’ils étaient dans la salle, via le chat ou à l’oral. 

Il est aussi possible de créer des canaux de discussion sur certains réseaux sociaux pour que le public à distance puisse interagir avec les participants sur place. Les discussions ou pages spécialement créées sur les réseaux sociaux peuvent permettre à l’audience digitale de suivre au mieux l’événement et de se sentir plus impliqués. 

Les outils d’interactivité 

Ces outils sont incontournables dans la digitalisation des événements. Ce sont eux qui vont impliquer les audiences, les engager et leur faire vivre une expérience positive. Il y a les outils de base, le minimum exigé : le chat, les quiz ou sondage avec des outils tels que Kahoot, Slido, ou en natif en fonction de la plateforme de diffusion. Et il y a aussi des outils pour aller plus loin dans l’animation : photocall, escape game, jeux divers…

Le choix des animations est très vaste et peut aller de l’animation standardisée à une création sur mesure impliquant les audiences digitales et les audiences présentielles. 

En impliquant les deux audiences, vous ne prenez pas le risque d’un événement trop statique, vous animez l’audience et gardez son attention. 

Fusionner les deux audiences 

Pour impliquer les audiences et, en particulier, l’audience à distance, il peut être très intéressant de créer des activités de collaboration impliquant les deux types d’audience. 

Il existe de nombreuses plateformes de travail collaboratif, comme Google Drive ou Dropbox qui peuvent être facilement mises en place dans la configuration d’un événement hybride. Elles permettent de faire travailler ensemble les audiences sur des projets en temps réel. 

Ce format hybride est de plus populaire auprès des entreprises et du public car ils mêlent les avantages des événements digitaux et ceux des événements présentiels. Ils permettent de créer des expériences totalement immersives et interactives pour les participants. L’évolution de la technologie et des différents outils numériques devrait d’ailleurs favoriser la popularité de ce format pendant encore de nombreuses années.