L’hybridation des assemblées générales

Les assemblées générales (AG) sont des événements très importants dans une entreprise car ils permettent aux actionnaires et aux salariés de se réunir et de voter des décisions importantes. Mais ces dernières années, la pandémie de COVID-19 est venue renverser les habitudes en termes d’organisation. Beaucoup d’entreprises ont décidé de rendre leurs assemblées générales digitales ou hybrides. Elles sont composées d’une partie en présentiel et d’une partie en ligne. 

On vous explique tout.

Les enjeux de l’hybridation des assemblées générales 

Bien que de nombreuses entreprises tentent de revenir à un format présentiel pour leurs assemblées générales, beaucoup les réalisent toujours dans un format digital ou hybride. 

Le présentiel a des avantages incontestables : rencontres et discussions physiques avec les parties prenantes, interactions en direct, cohésion d’équipe, moment de partage et de bonne humeur… Mais il a également quelques freins qui vont dans le sens de l’hybridation des assemblées générales. Un tel événement nécessite des coûts qui peuvent se révéler importants.

• Location d’un lieu pouvant accueillir suffisamment de public. Dans le cas de grandes entreprises, la location est obligatoire si l’entreprise ne dispose pas d’un espace suffisamment grand et équipé pour ce type d’événement.
• Frais de traiteurs 
• Frais et contraintes liés aux déplacements des parties prenantes

En couplant le format présentiel au numérique, l’hybridation des AG permet désormais de lever tous les freins du présentiel, en conservant ses atouts.

Les avantages de l’hybridation des assemblées générales 

Le format hybride pour les AG est de plus en plus répandu et apprécié pour le format innovant qu’il représente et pour les bénéfices qu’il apporte aux entreprises. 

On vous donne ici ses principaux avantages.

La réduction des coûts 

Rendre une assemblée générale hybride signifie capter et diffuser en live l’événement sur une plateforme de streaming. Cela signifie qu’une partie des participants peut suivre l’événement depuis chez lui : moins de déplacements, moins de frais liés à la restauration, à l’hébergement ou encore à la location d’une salle pouvant accueillir une grande capacité de participants. 

Si la mise en place d’une prestation de captation et diffusion live représente un budget en coût homme et matériel, le montant sera inférieur aux économies réalisées sur les postes cités au-dessus.

Des formats d’AG plus fluides pour les participants

Parfois les assemblées générales ont besoin d’être découpées en plusieurs séquences car les informations divulguées et les votes ne concernent pas les mêmes publics. Le format digital permet de répartir les publics. Ils se connectent au bon moment pour suivre les sujets qui les concernent et participer aux décisions. Le temps de présence est ainsi optimisé, il n’y a plus de flottement dans l’organisation de la salle. 

En termes de sécurité, les plateformes digitales permettent des connexions sécurisées à partir d’emails préalablement renseignés pour assurer la sécurité des forces en présence lors des assemblées générales. 

Les organisateurs des assemblées générales ont donc l’embarras du choix pour mixer de la participation en présentiel et en digital.  

Augmentation de la participation 

L’accessibilité étant avantagées par le digital, tout le monde peut participer à l’assemblée générale, quelle que soit sa zone géographique ou ses considérations personnelles. Un avantage indéniable pour impliquer toutes les parties prenantes de l’entreprise. 

D’ailleurs, le format numérique permet de ne pas avoir de limites en nombre de participants, contrairement aux lieux physiques qui peuvent amener ce type de problématiques. 

Un format hybride permettra donc de satisfaire tous les cas de figure. Une partie pourra être en présentiel, l’autre à distance, et toutes deux auront accès de la même manière aux outils de vote ou d’interaction. Cela crée des assemblées générales plus riches, plus rythmées et bien perçues par les participants.

Conserver la vidéo de l’événement

Outre les avantages liés à l’organisation, aux coûts et à la mobilisation des participants, l’énorme avantage d’un format hybride ou digital est sans conteste la valeur ajoutée tirée de la captation vidéo de l’événement. La vidéo finale a plusieurs fonctions : 

• les personnes n’ayant pas pu assister à l’assemblée générale pourront la regarder en replay
• la vidéo ou des extraits de la vidéo pourront servir d’outils de communication en interne ou externe 
• la vidéo pourra être conservée dans les archives pour garder une trace de cette édition

C’est un outil précieux qui offre aux entreprises de multiples moyens d’exploitation a posteriori.

Les clés de réussite d’un format hybride d’assemblée générale 

Choisir la bonne agence

Faire appel à une agence de production audiovisuelle pour la réalisation complète de la captation vidéo et la diffusion est incontournable pour assurer la qualité de retransmission de l’événement auprès de vos participants. 

L’agence inclut en générale dans son offre tout ce qui a trait à l’organisation de la partie digitale de l’événement (interactions, proposition d’outils, plateformes…). Si besoin, elle peut également s’occuper de la partie présentielle pour que vous n’ayez rien à gérer en termes de logistique. N’hésitez pas à contacter Teazit pour vos besoins. 

Choisir les bons outils 

L’agence vous proposera tous les outils les plus pertinents par rapport à vos besoins et votre cahier des charges. 

• Une plateforme de diffusion, en visioconférence ou de streaming : Pléthores de plateformes existent aujourd’hui permettant de diffuser en live n’importe quel événement : Teams, Google Meet, Zoom, Livestorm, Teazit,… Chacune a ses spécificités, ses avantages et ses limites (nombre de participants, choix des outils d’interaction, niveau de sécurité, personnalisation de l’interface, plateforme sur mesure, etc.). 

• Les outils de collaboration en direct : Google Docs, Slack, Microsoft Teams ou encore Trello sont des outils qui peuvent être utilisés en live pour permettre une transmission d’information partagée et transparente. 

• Les outils de vote en ligne sécurisé : Ces outils permettent de faire voter en direct les participants, qu’ils soient à distance ou en présentiel. La confidentialité des votes est assurée par le système de sécurité en place dans ces outils. Les votes sont plus rapides qu’en présentiel, le dépouillement également.

Les bonnes pratiques à adopter 

Ces bonnes pratiques sont surtout des points d’attention à ne pas négliger lors de la préparation d’une assemblée générale en format hybride. Elles concernent aussi bien l’entreprise que le prestataire de production audiovisuelle puisque organiser un tel événement est une collaboration dans laquelle chacun a sa part de responsabilité.

• Une communication claire auprès des participants à l’assemblée générale : informations pratiques, présentation de la forme de l’événement, explication du déroulé, explication de l’utilisation des plateformes, des consignes de connexion, organisation de tests si besoin
• Une préparation en amont pour assurer le bon déroulé en live : préparation du fichier sécurisé des participants, préparation d’un script, répétitions avec les intervenants, choix et test des outils, audit internet du lieu de captation,…
• Un bon équipement de la salle de captation : choix de matériel images et son, préparer les intervenants pour qu’ils soient le plus à l’aise possible, faire des répétitions en conditions réelles, faire des tests pour s’assurer que les participants en présentiel et à distance auront les mêmes conditions d’écoute et de participation

Organiser un événement hybride est un grand chantier qui nécessite l’intervention d’un professionnel pour que l’entreprise reste concentrée sur sa mission principale : le contenu des thématiques à aborder pour l’assemblée générale et l’information des participants. Les avantages de ce format sont incontestablement réels pour les entreprises qui peuvent également choisir des formats 100% digitaux.