7 étapes pour organiser un événement en direct

Organiser un événement en direct marquant nécessite une planification minutieuse et la prise en compte de multiples aspects, de la définition des objectifs à la gestion de la logistique, en passant par la conception d’un programme attractif et la préparation technique.

L’intégration d’équipements audiovisuels de pointe et la maîtrise des technologies de diffusion en direct sont également indispensables pour garantir une expérience fluide et engageante. En suivant ces 7 étapes clés, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour créer une expérience mémorable pour vos participants.

Au sommaire :

1. Définir les objectifs et le public cible de l’événement en direct
2. Choisir un lieu adapté et gérer la logistique
3. Élaborer un plan de communication
4. Concevoir un programme attractif et engageant
5. Constituer une équipe dédiée à l’événement
6. Réaliser des répétitions et tester les équipements
7. Tirer des leçons pour les événements futurs
8. Faire appel à des professionnels

1- Définir les objectifs et le public cible de l’événement en direct

Identifier les messages clés à transmettre

Quels sont les messages principaux que vous souhaitez transmettre à votre audience ? En ayant une vision précise de ce que vous voulez accomplir, vous pourrez orienter toute l’organisation de votre événement dans la bonne direction.

Prenons le cas d’une conférence sur les nouvelles tendances du marketing digital. L’objectif pourrait être de positionner votre entreprise comme un leader d’opinion sur des sujets innovants. Les messages clés à faire passer seraient alors l’expertise de vos intervenants, les bénéfices concrets de ces nouvelles approches pour les participants et votre capacité à accompagner vos clients dans leur transformation digitale.

Créer des personas pour mieux comprendre les attentes des participants

Il ne suffit pas d’avoir des objectifs clairs, il faut aussi s’assurer qu’ils soient en adéquation avec les besoins et les attentes de votre public cible. Pour cela, créez des personas représentatifs de vos participants type. Vous pouvez réaliser des entretiens quanti et quali avec un panel identifié d’une dizaine de personnes pour clarifier vos personas. Matérialisez ensuite le profil en lui attribuant un nom, un âge, une profession, des problématiques, des objectifs et des motivations à participer à votre événement.

Vous pourrez ainsi mieux comprendre ce qui va les intéresser, les inspirer ou les faire réagir. Cela vous aidera à concevoir un programme et des activités qui répondent précisément à leurs attentes, favorisant ainsi leur engagement tout au long de l’événement live.

Les étapes à suivre :

1. Définir les objectifs pour orienter l’organisation dans la bonne direction
2. Identifier les messages clés pour transmettre à l’audience du contenu pertinent
3. Créer des personas pour comprendre les attentes des participants

2- Choisir un lieu adapté à votre événement en direct et gérer la logistique

Les critères à considérer pour le choix du lieu (capacité, accessibilité, équipements)

Vous devez prendre en compte de nombreux critères pour sélectionner un lieu approprié. Tout d’abord, assurez-vous que la capacité de la salle ou de l’espace correspond au nombre de participants attendus, s’il y en a. Il faut que chacun puisse être accueilli dans des conditions confortables, sans se sentir à l’étroit.

Imaginons que vous organisiez un séminaire hybride qui propose à la fois du présentiel et du distanciel à vos participants. Vous devrez choisir une salle offrant une superficie suffisante, ainsi qu’avec une disposition modulable pour alterner les formats (plénière, ateliers). Pensez aussi à vérifier la présence d’espaces de pause conviviaux pour favoriser le networking de ceux présents. Et bien évidemment, côté technique, assurez-vous que la salle est équipée d’infrastructures de support, équipements audiovisuels, de connexion WiFi performante…

Anticiper les besoins logistiques (hébergement, restauration, transport)

Dans le cas d’un événement hybride, l’organisation d’un événement implique de gérer de nombreux aspects logistiques. Si certains de vos participants viennent de loin, vous devrez peut-être prévoir un hébergement. Pensez à négocier des tarifs préférentiels avec des hôtels à proximité. Vous pouvez aussi proposer un service de navettes pour faciliter les déplacements entre le lieu d’hébergement et le site de l’événement.

Si les intervenants viennent de toute la France par exemple, il serait judicieux de leur fournir un “welcome pack” avec toutes les informations pratiques dont ils ont besoin : plan d’accès, horaires, numéros d’urgence… Côté restauration, adaptez les pauses en fonction du programme : café d’accueil, buffet déjeunatoire, cocktail en fin de journée.

L’objectif est de faciliter l’accès à l’événement à vos participants en présentiel.

Pour bien choisir votre lieu, considérez :

1. La capacité d’accueil adaptée au nombre de participants
2. L’accessibilité en transports et la présence d’un parking
3. Les équipements techniques à disposition (son, vidéo, WiFi)
4. Les espaces de pause et de networking
5. La modularité de la salle pour différents formats de sessions

Utiliser un studio vidéo professionnel

Pour garantir une production audiovisuelle en direct de haute qualité et bénéficier de tous les équipements nécessaires, il existe aussi la solution du studio. Les studios vidéo professionnels offrent des infrastructures techniques avancées, parfaites pour les conférences, webinaires ou tout événement en direct.

Le studio vidéo Teazit se distingue par ses installations de pointe et son équipe de professionnels. Situé en plein centre-ville de Lyon, Teazit propose un espace modulable et facilement accessible, équipé des dernières technologies audiovisuelles adaptées pour le direct. Le studio inclut également un espace d’accueil pour les participants, avec un coin café/buffet et propose des options de personnalisation pour s’adapter à votre charte et vos besoins spécifiques. 

3- Élaborer un plan de communication engageant

Définir un calendrier de communication en amont de l’événement

Établissez un calendrier détaillé incluant les différentes actions de communication à mener en amont de la date de l’événement en direct.

Prenons l’exemple d’un lancement de produit en live prévu dans 3 mois. Votre rétroplanning pourrait ressembler à ça :

• M-3 : Créez une landing page dédiée avec la présentation du produit, la date et le lieu de l’événement. Ajoutez-y des informations détaillées sur les avantages spécifiques du produit pour les entreprises et les détails des intervenants.
• M-2 : Envoyez une invitation par mail à votre base de clients professionnels en leur offrant un accès privilégié aux inscriptions. Mettez en avant les bénéfices compétitifs et les innovations apportées par le produit.
• M-1 : Intensifiez la communication sur LinkedIn et d’autres réseaux professionnels avec une campagne sponsorisée et des publications régulières pour générer du buzz. Organisez des webinaires de pré-lancement pour expliquer les fonctionnalités et avantages du produit.
• J-15 : Envoyez un email de rappel aux inscrits avec toutes les informations pratiques, y compris le programme détaillé de l’événement, les intervenants clés et les opportunités de networking. Fournissez des ressources additionnelles comme des livres blancs ou des fiches techniques.
• J-1 : Publiez des “teasers” sur les réseaux professionnels pour faire monter l’attente et l’excitation avant le jour J. Partagez des aperçus exclusifs du produit ou des interviews avec les développeurs pour susciter l’intérêt.

En planifiant ainsi chaque étape, vous vous assurez une montée en puissance progressive jusqu’à l’événement live.

Utiliser différents canaux (site web, réseaux sociaux, email, RP)

Pour toucher un maximum de personnes, utilisez une approche multi-canale dans votre stratégie de communication. En plus de votre site web et de vos emailings, déployez une campagne sur l’intranet de votre entreprise ou sur les réseaux sociaux en utilisant les formats les plus adaptés à chaque plateforme.

Imaginons que vous lanciez un cycle de conférences sur l’économie circulaire. En plus d’une campagne sur Linkedin, vous pourriez publier des tribunes d’experts sur des sites spécialisés comme GreenUnivers ou Novethic. Le bouche-à-oreille étant fort sur ces sujets, pensez aussi à des partenariats avec des influenceurs engagés dans la protection de l’environnement. Leurs communautés seront ravies de relayer l’information !

Pour mettre en place votre plan de communication :

1. Créez un site web ou une landing page dédiée avec toutes les informations sur l’événement
2. Planifiez des emailings ciblés selon les profils de votre base de contacts
3. Déployez une campagne sur les réseaux sociaux avec un hashtag dédié
4. Envisagez des partenariats avec des influenceurs ou des médias spécialisés
5. Rédigez un communiqué de presse pour les événements d’envergure

4- Concevoir un programme attractif et engageant

Varier les formats (keynotes, tables rondes, ateliers)

L’objectif est de capter l’attention de vos participants et les garder engagés tout au long de l’événement en direct. Pour y parvenir, misez sur la diversité des formats. Alternez entre des sessions plénières type keynotes avec des intervenants inspirants et des sessions plus interactives comme des tables rondes ou des ateliers participatifs.

Prenons le cas d’une conférence en direct sur les dernières innovations en matière d’expérience client. Vous pourriez commencer par une keynote d’un expert renommé qui partagerait sa vision des tendances à venir. Ensuite, place à une table ronde réunissant des professionnels de divers secteurs pour confronter leurs retours d’expérience. Puis, une activité interactive sur Slido qui permettrait aux participants de poser des questions en direct, de répondre à des sondages ou de participer à des sessions de brainstorming. 

En variant ainsi les formats et en intégrant des outils interactifs, vous stimulerez vos participants et faciliterez l’assimilation des contenus.

Prévoir des temps dédiés au networking et aux échanges, même à distance

Si le contenu est important, il ne faut pas négliger pour autant les temps informels. Prévoyez donc suffisamment de pauses dans votre programme pour permettre aux participants d’échanger entre eux de manière spontanée. Par exemple :

• Commencez par des sessions plénières pour capter l’attention
• Proposez des tables rondes et débats pour confronter les points de vue
• Organisez des ateliers pratiques pour favoriser le learning by doing
• Animez des sessions de brainstorming pour faire émerger des idées innovantes
• Prévoyez des temps conviviaux pour développer le networking

Imaginons un séminaire interne hybride d’entreprise sur deux jours. Le premier soir, vous pouvez organiser un dîner ou une activité ludique pour “briser la glace” et favoriser les rencontres dans un cadre plus décontracté. Le lendemain, prévoyez des pauses généreuses autour d’un café pour que les discussions amorcées la veille se poursuivent. Vous pouvez même dédier un espace “networking” avec des tables hautes et des fauteuils confortables pour faciliter les échanges. Le partage d’expérience et le développement du réseau sont des attentes des participants, alors créez les conditions pour les satisfaire !

Pour les participants à distance, il est tout aussi important de leur prévoir des temps dédiés aux échanges et au networking. Voici quelques idées pour y parvenir :

1. Installer un chat en direct : Intégrez des chats en direct sur la plateforme de l’événement pour permettre aux participants de poser des questions, de partager leurs idées et d’interagir avec les autres en temps réel.
2. Créer des salles de discussion virtuelles : Utilisez des salles de discussion thématiques où les participants peuvent se rejoindre et discuter de sujets spécifiques via des plateformes de visioconférence comme Zoom ou Microsoft Teams.
3. Organiser des activités interactives : Planifiez des activités interactives comme des quiz, des jeux ou des ateliers collaboratifs, comme Kahoot!, qui encouragent les participants à interagir et à travailler ensemble, même à distance.
4. Utiliser des groupes de discussion et forums : Avant et après l’événement, créez des forums de discussion ou des groupes sur les réseaux sociaux dédiés à l’événement pour encourager les échanges et les discussions continues.

5- Constituer une équipe dédiée à l’événement en direct

Définir les rôles et responsabilités de chaque membre

Derrière un événement réussi, il y a toujours une équipe organisée. Pour constituer votre équipe dédiée à l’événement, commencez par identifier les différentes missions à remplir : logistique, communication, gestion des inscriptions, accueil, coordination des intervenants… Puis, attribuez des rôles précis à chaque membre de l’équipe en fonction de ses compétences et de son expérience.

Organiser des briefings réguliers pour assurer une bonne communication

Dans le feu de l’action, il est important de garder une bonne communication au sein de l’équipe projet. Mettez en place des points réguliers pour suivre l’avancement des préparatifs, partager les informations et résoudre les éventuels problèmes rencontrés. Ces briefings peuvent être hebdomadaires dans un premier temps, puis s’intensifier à l’approche de l’événement.

“Une équipe dédiée et coordonnée, avec des rôles clairement définis, est indispensable pour gérer efficacement un événement.” – Teazit

Pour bien travailler en équipe :

1. Identifiez toutes les missions à remplir
2. Attribuez des rôles clairs à chaque membre
3. Planifiez des réunions régulières pour suivre l’avancement
4. Utilisez des outils collaboratifs pour fluidifier la communication
5. Instaurez un climat de confiance et de transparence

6- Réaliser des répétitions et tester les équipements

Faire une répétition générale avec les intervenants

À quelques jours de l’événement en direct, réalisez une répétition générale pour valider le déroulement du programme et vous assurer que chacun est prêt pour le jour J. Réunissez toute votre équipe ainsi que les intervenants pour un filage complet, en conditions réelles.

Imaginons une conférence de type TEDx avec une dizaine de speakers, des vidéos et des interludes musicaux. Lors de la répétition générale, vous pourrez vérifier les transitions entre chaque séquence, ajuster les positionnements sur scène, régler les volumes sonores. C’est aussi l’occasion pour les intervenants de se familiariser avec le pupitre, les écrans de retour et de caler leur gestuelle. Un filage complet permet de repérer les éventuelles failles et de les corriger avant le jour J.

Tester les équipements techniques (son, lumière, vidéo)

Pour éviter les mauvaises surprises, planifiez des tests approfondis de tous les équipements : sonorisation, éclairage, projection vidéo, connexions internet… Ces tests doivent être réalisés en conditions réelles et idéalement avec le soutien de techniciens professionnels.

Effectuez des tests de son avec les micros et les haut-parleurs utilisés le jour J. Vérifiez aussi les éclairages en fonction des différentes ambiances souhaitées pour chaque intervention. Si vous diffusez des vidéos ou des présentations, assurez-vous de la qualité des projections et de la synchronisation avec le reste du programme. En prenant le temps de tester tous les aspects techniques, vous garantirez une expérience fluide et sans accroc pour votre audience.

Assurez-vous également que les fonctionnalités interactives comme le chat en direct, les sondages et les salles de discussion virtuelles sont opérationnelles pour les utilisateurs.

Prévoir des solutions de repli en cas d’imprévu

Même avec une préparation minutieuse, des imprévus peuvent survenir. Prévoyez des solutions de repli pour chaque aspect critique de votre événement. Que faire en cas de panne de courant ? Et si un intervenant est retardé ou absent ? Anticipez ces situations et préparez des plans B pour réagir rapidement et efficacement.

Par exemple, pour un webinaire, ayez toujours une copie locale de toutes les présentations et vidéos en cas de problème de connexion internet. Prévoyez également un modérateur de secours pour prendre le relais en cas de défaillance technique.

En disposant de solutions de repli, vous pourrez gérer les imprévus sans perturber l’expérience des participants.

Pour réussir vos répétitions et tests :

• Organisez un filage complet avec tous les intervenants
• Testez tous les équipements techniques en conditions réelles
• Anticipez les imprévus et préparez des solutions de repli
• Impliquez des techniciens professionnels pour les aspects complexes
• Revoyez chaque détail jusqu’à ce que tout soit parfait

7- Tirer des leçons pour les futurs événements en direct

Collecter les feedbacks des participants et de l’équipe

Après l’événement, il est capital de recueillir les retours d’expérience pour identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Distribuez des questionnaires de satisfaction aux participants pour obtenir leur avis sur les différents aspects de l’événement : contenu, organisation, logistique, ambiance et aspects techniques audiovisuels.

Supposons que vous ayez organisé un webinaire. Demandez aux participants de remplir un court sondage sur leur expérience, incluant des questions spécifiques sur la qualité de la vidéo et du son, la facilité d’utilisation de la plateforme, l’accessibilité aux contenus et la pertinence des interactions en ligne. Vous pouvez également organiser une réunion de débriefing avec votre équipe pour discuter des points forts et des axes d’amélioration. Ces feedbacks sont précieux pour affiner vos futures stratégies d’organisation.

Analyser les données et mesurer les résultats

L’évaluation d’un événement en direct ne se limite pas aux impressions qualitatives des participants. Analysez également les données quantitatives pour mesurer les résultats par rapport aux objectifs fixés. Combien de participants ont été présents ? Quel a été le taux d’engagement sur les réseaux sociaux ? Quel est le retour sur investissement ?

Par exemple, mesurez le nombre de vues, le taux de participation active (comme les questions posées et les sondages répondus), les performances techniques (latence, qualité de la transmission), et les retours des participants sur les aspects techniques et le contenu. Utilisez des outils d’analyse pour suivre ces métriques et obtenir une vision complète de l’impact de votre événement.

Capitaliser sur les bonnes pratiques et les succès

Documentez les process qui ont bien fonctionné, compilez les retours positifs et utilisez-les comme références pour vos prochains événements.

Pour tirer des leçons de votre événement :

• Collectez les feedbacks des participants et de l’équipe
• Analysez les données quantitatives pour mesurer les résultats
• Identifiez les points forts et les axes d’amélioration
• Documentez les bonnes pratiques et les succès
• Utilisez ces enseignements pour enrichir vos futurs projets

Faire appel à des professionnels pour un événement en direct

Organiser un événement, en fonction de son ampleur, peut s’avérer complexe. Vous pouvez passer par des agences de production événementielle pour transférer cette responsabilité et vous assurer une garantie professionnelle à toutes les étapes.

Teazit est expert en production événementielle, qu’il s’agisse d’événements en direct type séminaires, conférences, podcasts filmés, captations vidéo, nous garantissons un accompagnement sur mesure à tous nos clients.