Les événements hybrides, nouvelle tendance dans la continuité de la digitalisation des événements

L’événement hybride est un rendez-vous physique et virtuel à la fois, qui mêle le meilleur du présentiel et du digital. Les événements hybrides touchent tous les secteurs de l’événementiel : concerts, événements d’entreprises, festivals, salons, etc… Un procédé déjà très répandu aux US mais la France n’est pas en reste et se développe très rapidement à cette technique de livestream afin de répondre à la demande et de s’adapter au mieux à cette sortie de crise mondiale.

L’événement hybride prend le relai du 100% digital 

Face à la crise mondiale du Covid-19, le monde s’est retrouvé comme sur pause et chacun, quelque soit le secteur d’activités, fut impacté à différents niveaux. 

 

C’est d’abord le 100% livestream qui a permis à tous ces acteurs de poursuivre leur activité et maintenir le lien avec leurs collaborateurs, leurs partenaires ou clients. En somme, une nouvelle étape dans la vie des entreprises et du secteur de l’événementiel qui les a poussé à se réinventer, à s’ajuster afin de continuer à communiquer, à travailler et à se développer dans les meilleures conditions possibles. 

 

Si le livestream a créé une vraie révolution dans les entreprises ces 2 dernières années, l’assouplissement des règles sanitaires en termes de « jauge d’événements » a laissé entrevoir à tous un espoir de renouer avec le présentiel, autant que faire se peut. 

Mêler une audience physique à un événement et une audience en ligne potentiellement répartie dans la France ou dans le monde, apporte une dimension jamais vu auparavant pour les entreprises. Dès lors, nous avons parlé d’hybridation : un événement mi-digital / mi-présentiel comme moyen de garder le contact avec l’ensemble de son audience, créer de l’engagement et communiquer simplement. 

 

L’événement hybride est une vraie remise en question dans la mise en place des événements.

Succès pour Viva Technology 2021, salon leader dédié aux startups et à la tech en Europe

 

Premier événement hybride post-Covid qui s’est déroulé à Versailles.

26 000 personnes en présentiel

114 000 internautes connectés à distance 

Traverser les frontières à moindre coûts

Allier présentiel et digital apporte une plus grande visibilité puisque qu’il n’y a plus de limite en nombre de participants, ni de contraintes d’espace. C’est une façon de faire traverser les frontières à ses événements et d’avoir une portée européenne voir internationale si cela s’avère pertinent.
Cela résout aussi des contraintes logistiques de déplacements, de logements et d’accueil des participants. Une réduction des coûts qui a forcément un impact positif sur les entreprises et leur permet d’organiser plus d’événements sur des thématiques et des audiences variées. 

Animer les participants avec des interactions qui engagent

Remettre l’humain au centre des activités, qu’ils soient présents ou à distance, est primordial pour maintenir un bon niveau d’attention et d’implication. En créant une dynamique « phygitale », les organisateurs ont aujourd’hui la possibilité de créer des interactions entre les deux types d’audiences à travers des modules d’interactivité (quiz, sondage, photocall, salons virtuels…). 

Le bonus écolo de l’hybridation

L’événement hybride a, sans aucun doute, un bel avenir devant lui car il répond aux nouvelles valeurs de la société en termes d’écologie. Selon un rapport publié sur le site Un Carbon Calculator de MeetGreen, une version totalement physique du Pacte Mondial des Nations Unies 2020 Uniting Business Live aurait produit 1 153 251 KG d’émissions de CO2e, tandis que le dernier événement virtuel a généré 16.798KG d’émissions de CO2e.

Un événement organisé en mai 2021, sous format hybride dont les principales activités de la société civile européenne et des partenaires institutionnels se déroulaient en ligne.

En ligne : un temps de découvertes et d’échanges sur le monde associatif francilien avec des débats sur l’Union Européenne et un concert en soirée, retransmis en direct sur les réseaux sociaux.

En physique : la présence de foodtrucks européens qui mettaient en valeur les cultures gastronomiques et une exposition pour faire découvrir des visages de personnalités européennes, connues ou anonymes sur le Parvis de l’Hôtel de Ville de Paris. 

L’événement hybride ne s’improvise pas

Lier livestream, public physique et virtuel sur un même événement nécessite une organisation importante en amont. Trouver un lieu, identifier la configuration de la retransmission, identifier le déroulé, les contenus à diffuser, l’équilibre entre présentation et interactions, le rendu du live, le confort du public présent. Il est important de trouver un juste équilibre afin de garder l’attention de l’audience, surtout celle à distance, qui aura plus facilement tendance à être interrompue par son environnement. 


Cela passera également par la mise en place d’une campagne d’invitations plus importante puisque les invitations digitales requièrent plus d’itérations pour être vues et cliquées par les potentiels participants. Le propre des événements digitaux est d’être toujours dans l’inconnue du nombre de participants final puisque chacun est libre de s’y inscrire ou d’y participer à la dernière minute. Pour optimiser cela, les organisateurs peuvent passer par des campagnes d’emailings internes ou directement intégrées dans des plateformes de diffusion, type Digitevent ou Livestorm. 

 

Un événement hybride sera une réussite s’il apporte une réelle valeur ajoutée avec une atmosphère conviviale et humaine. En 2021, près de 70% des professionnels ont organisé des événements hybrides, une vraie révolution dans le monde du digital mais aussi ressenti comme nécessaire afin de survivre à cette crise sanitaire. C’est une tendance partie pour durer et évoluer avec le temps.

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